Akt
Akten sind ein Ergebnis der Verwaltungs- und Geschäftstätigkeit und somit prozessgenerierte Unterlagen. Der Akt (Lateinisch „acta“ – das Geschehene, die Handlung) ist die „Gesamtheit der analogen oder elektronischen Dokumente, die im Rahmen einer spezifischen Geschäftstätigkeit (z.B. in einer Behörde) entstehen und aufgrund eines Ordnungsmusters zusammengebracht, also formiert werden“.[1] Als grundlegende Einheit der Schriftgutverwaltung soll der Akt alle Aufgaben und Entscheidungsprozesse abbilden, die zu seiner Entstehung geführt haben. Die Abgrenzung von Akten gegenüber anderen Quellengattungen ist nicht immer eindeutig möglich. Die Urkunde mit ihrer rechtssetzenden Wirkung kann Teil oder Endprodukt eines Akts sein, ist aber nicht zwingender Aktenbestandteil. Vom Amtsbuch unterscheidet sich der Akt primär dadurch, dass ersteres buchmäßig angelegt ist. Die Eintragungen des Amtsbuchs können jedoch in Akten eingehen.
Entwicklung
Die Entstehung von Akten lässt sich bis ins Spätmittelalter zurückverfolgen. Voraussetzung war die zunehmende Verbreitung von Papier als Beschreibstoff sowie die Professionalisierung der Schriftgutverwaltung in weltlichen und geistlichen Institutionen. Die frühesten Aktenbildungen im deutschen Sprachraum sind auf besondere Ereignisse zurückzuführen, zu denen man verschiedene Unterlagen zusammenführte und diese gemeinsam aufbewahrte. Diese Form der anlaßbezogenen Aktenbildung hatte meist politische und wirtschaftliche Gründe. In der frühen Neuzeit wurden erstmals Instruktionen und Kanzleiordnungen erlassen, um Geschäftsgänge zu regulieren und eine strukturierte Ablage und Verwahrung der Akten zu ermöglichen. Eine Trennung zwischen Registratur, in der die Unterlagen für den laufenden Geschäftsbetrieb lagen, und Archiv, wo diese Unterlagen auf Dauer aufbewahrt wurden, fand meist erst im 19. Jahrhundert statt. Immer komplexere Registraturordnungen und Aktenpläne sollten eine rasche Auffindbarkeit der Akten gewährleisten. Durch die zunehmende elektronische Datenverarbeitung entstehen vermehrt digitale Unterlagen, die in elektronischen Managementsystemen verwaltet werden. Elektronische Akten sind digitale Unterlagen der Verwaltung, deren Entstehungskontext über Metadaten dokumentiert ist. Die authentische Form ist elektronisch.
Aufbau und Inhalt
Die Struktur eines Aktenbestands wird von der Art der Ablage bestimmt.[2] Akten werden nach ihrer kompositorischen Zusammenführung grundsätzlich in Serienakten, Sachakten und Fallakten unterteilt.
Serienakten, Sachakten und Fallakten
Serienakten gelten als die ältere Form der Aktenbildung und wurden seit dem 15. Jahrhundert angelegt. Sie entwickelten sich aus den [Amtsbuch|Amtsbuchregistraturen] heraus. Ausschlaggebend für die Ordnung der Akten war die chronologische Reihenfolge, auf den Inhalt wurde nicht geachtet. Eine Differenzierung erfolgte hauptsächlich durch Zeitschnitte.
Sachakten hingegen sind nach inhaltlichen Gesichtspunkten geordnet. Dabei wird versucht, alle Unterlagen zu einem bestimmten Sachbetreff zusammenzuführen, wobei dieser Sachbetreff für eine gezielte Suche sinnvoll und systematisch formuliert sein sollte. Diese Strukturen können durch Aktenpläne vorgegeben werden.
Fallakten werden parallel und gleichförmig für bestimmte Verwaltungsvorgänge angelegt, etwa Personalakten, Bauakten, Gerichtsakten oder Entnazifizierungsakten. Der Entstehung liegt meist ein normiertes Verwaltungsverfahren zugrunde. .[3] Die Ablage erfolgt nach einem festen Ordnungssystem, etwa alphabetisch nach Namen bei Personalakten oder nach Bezirk und Einlagezahl bei Bauakten. Für diese Aktengattung werden alternativ auch die Begriffe Einzelfallakten, Parallelakten oder Massenakten verwendet.
Aktenbindung
Akten können aber nicht nur aufgrund ihres Inhalts unterschieden werden. Ein wesentliches Merkmal ist auch die Art der Aktenbindung, also die Methode, mit der Akten physisch zusammengehalten werden. Hier sind massive zeitliche und regionale Unterschiede feststellbar.
Die Aufbewahrung in Regalen, Schränken, Schubladen, Truhen, Körben oder Säcken hatte auch Auswirkungen auf die Form der Akten. Diese wurden gefaltet oder gerollt abgelegt. Im Mittelalter ist erstmals die Praxis faßbar, Schriftstücke aufzuspießen und zusammenzubinden.
Ein Büschel erhielt man, wenn man Schriftstücke chronologisch von unten nach oben ablegte und den Akt mit Pappendeckeln zu einem Paket geschnürt hat. Bei Fadenheftungen wurden Schriftstücke mit Fäden zusammengenäht, wobei als Träger ein Umschlag aus Papier oder Pappe verwendet wurde. Teilweise wurde ein Loch gestochen, teilweise mehrere, um ein Ausreißen der Löcher zu verhindern. Die Heftung befand sich meist oben oder links.
Aktenpläne
Für die Formierung von Akten ist ein nach Aufgabenbereichen gegliederter Aktenplan von zentraler Bedeutung. In Aktenplänen werden die Aufgaben einer Institution systematisch zusammengefasst und als Ordnungsrahmen für das Registrieren und Ordnen von Dokumenten verwendet.[4] Sie sind damit ausschließlich ein Ordnungsrahmen und kein Nachweis über das Vorhandensein des Schriftguts an sich. Aktenpläne können sowohl in analoger als auch digitaler Form vorhanden sein.
Literatur
- Akte. In: Terminologie der Archivwissenschaft. Archivschule Marburg [Stand: 26.11.2019]
- Friedrich Beck, Eckart Henning (Hg.), Die archivalischen Quellen. Mit einer Einführung in die Historischen Hilfswissenschaften. 5. Auflage. Wien-Köln-Weimar: Böhlau Verlag 2012
- Holger Berwinkel, Robert Kretzschmar, Karsten Uhde (Hg.): Moderne Aktenkunde (=Veröffentlichungen der Archivschule Marburg 64). Marburg: Archivschule Marburg 2016
- Michael Hochedlinger: Aktenkunde. Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit. Wien: Böhlau Verlag 2009
- Robert Kretzschmar: Archivalische Quellenkunde im frühen 21. Jahrhundert. Ein „Kleines Fach“ mit großer Wirkung. In: Elisabeth Schöggl-Ernst, Thomas Stockinger, Jakob Wührer (Hg.). Die Zukunft der Vergangenheit in der Gegenwart. Archive als Leuchtfeuer im Informationszeitalter [=Veröffentlichungen des Instituts für Österreichische Geschichtsforschung 71], Wien: Böhlau Verlag 2019, S. 41-55
- Robert Kretzschmar: Akten. In: Südwestdeutsche Archivalienkunde [Stand: 26.11.2019]
- Stefan Pätzold: Texte, Quellen, Archivalien. Geschichts-, hilfs- und archivwissenschaftliche Ansätze der Quellenkunde. In: Archivalische Zeitschrift 92 (2011), S. 351-374
Einzelnachweise
- ↑ Akte. In: Terminologie der Archivwissenschaft. Archivschule Marburg [Stand: 26.11.2019]
- ↑ Robert Kretzschmar, Akten, in: Südwestdeutsche Archivalienkunde [Stand: 2.10.2020]
- ↑ Robert Kretzschmar, Fallakten, in: Südwestdeutsche Archivalienkunde [Stand: 2.10.2020]
- ↑ Aktenplan. In: Terminologie der Archivwissenschaft. Archivschule Marburg [Stand: 26.11.2019]
