GEMMA
Im Rahmen des Programms GEMMA ("Gemeinsame elektronische Aktenführung beim Magistrat") wurde von 2018 bis 2022 die elektronische Aktenführung (ELAK) auf den gesamten Magistrat der Stadt Wien ausgerollt. Die elektronische Aktenführung beinhaltet die komplette Verfahrensabwicklung von der Aktenanlage bis zur Enderledigung auf elektronischem Weg. Ein zentraler Bestandteil war auch die Einführung von Akten- und Skartierungsplänen in allen Dienststellen und die Möglichkeit einer digitalen Archivierung durch das Wiener Stadt- und Landesarchiv.
GEMMA 2.0
Mit dem Rollout des Programms GEMMA 2.0 wurde 2018 begonnen. Ziel war die Einführung der elektronischen Aktenführung in allen Dienststellen des Kernmagistrats mit Ausnahme der Unternehmungen Krankenanstaltenverbund (heute Wiener Gesundheitsverbund), Wien Kanal und Wiener Wohnen. Voraussetzung war, dass die Zentrale Eingangserfassung bis Juli 2018 in allen Dienststellen umgesetzt sein sollte.
Obwohl in der COVID-19-Pandemie kaum Präsenzveranstaltungen wie etwa ELAK-Schulungen oder Treffen mit den betroffenen Dienststellen abgehalten werden konnten, gelang es, das Programm gemäß Zeitplan im Jahr 2022 abzuschließen. Insgesamt nahmen beinahe 3.400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Schulungen der Wienakademie teil, die stadteigenen E-Learning-Programme zum Thema ELAK wurden 29.300 mal absolviert. Im Rahmen des Rollouts wurden circa 7.466.000 Akten und rund 2.300 Sachgebiete angelegt. 55 Dienststellen wurden insgesamt in den Jahren 2018 bis 2022 auf elektronische Aktenführung umgestellt.
GEMMA 3.0
Das Programm GEMMA 3.0 hat zum Ziel, alle Dienststellen des Magistrats an das digitale Archiv anzubinden. Im Zuge dessen werden die elektronischen Akten aus dem aktenführenden Systemen ausgesondert und dann entweder gelöscht oder archiviert. Gemeinsam legen die Dienststellen und das Wiener Stadt- und Landesarchiv die Aufbewahrungsfristen ihrer Akten fest. Darunter versteht man den Zeitraum, in dem Akten nach ihrer letzten Bearbeitung noch in der Dienststelle aufbewahrt werden müssen. Diese Fristen werden von der aktenproduzierenden Stelle für jedes Sachgebiet festgelegt, wobei oft auch gesetzliche Vorgaben zu berücksichtigen sind. Im Allgemeinen wird angestrebt, die Fristen so kurz wie möglich zu halten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Akten dem Wiener Stadt- und Landesarchiv zur archivischen Bewertung angeboten werden, sie werden anschließend gelöscht oder archiviert. Der gesteckte Zeitrahmen zur Umsetzung des Projekts sind die Jahre 2024 bis 2028.
